स्क्रीनशॉट को प्रो की तरह एनोटेट कैसे करें: संपूर्ण गाइड

एनोटेशन के बिना एक स्क्रीनशॉट सिर्फ़ एक फ़ोटो है। अच्छे एनोटेशन वाला स्क्रीनशॉट संवाद बन जाता है। इन दोनों के बीच का फ़र्क़ दस मिनट की समझाइश बचा सकता है, किसी ग़लतफ़हमी को रोक सकता है, या ऐसी बग रिपोर्ट को हल कर सकता है जो वरना "मुझे समझ नहीं आया आप क्या कहना चाहते हैं" कहकर वापस लौट आती।

ज़्यादातर लोग स्क्रीनशॉट एनोटेशन का ग़लत इस्तेमाल करते हैं — इसलिए नहीं कि उनके पास टूल नहीं हैं, बल्कि इसलिए कि किसी ने उन्हें इसके सिद्धांत नहीं सिखाए। यह गाइड उन तकनीकों को समझाती है जो एनोटेट किए गए स्क्रीनशॉट को सचमुच असरदार बनाती हैं, और इसमें उदाहरण के तौर पर इस्तेमाल किया गया है Maxisnap (हालांकि ये सिद्धांत किसी भी एनोटेशन सॉफ़्टवेयर पर लागू होते हैं)।

सबसे अहम नियम: प्रति स्क्रीनशॉट सिर्फ़ एक बात

एनोटेशन में सबसे आम ग़लती है एक ही इमेज में बहुत कुछ बताने की कोशिश करना। छह तीरों, तीन टेक्स्ट बॉक्स और दो हाइलाइट से भरा स्क्रीनशॉट किसी भी बात को साफ़ तौर पर नहीं बताता — वह हर बात को धुंधले ढंग से बताता है।

हर एनोटेट स्क्रीनशॉट में सिर्फ़ एक बात होनी चाहिए। अगर आपको कई चीज़ें दिखानी हैं, तो कई स्क्रीनशॉट लें। तीन फ़ोकस्ड स्क्रीनशॉट की एक शृंखला, जिनमें से हर एक साफ़-साफ़ एक बात कहता हो, एक ही उलझे हुए स्क्रीनशॉट से कहीं ज़्यादा असरदार होती है जो एक साथ तीन बातें कहने की कोशिश करता है।

तीर (एरो): ध्यान खींचें, सजावट न करें

तीर सबसे ज़्यादा इस्तेमाल किए जाने वाले — और सबसे ज़्यादा ग़लत इस्तेमाल किए जाने वाले — एनोटेशन टूल हैं। इन्हें सही तरीके से इस्तेमाल करने का तरीक़ा यहां बताया गया है:

खाली जगह से लक्ष्य की ओर इशारा करें। तीर स्क्रीनशॉट के किसी अपेक्षाकृत खाली हिस्से से शुरू होकर उस एलिमेंट पर ख़त्म होना चाहिए जिस पर आप दर्शक का ध्यान दिलाना चाहते हैं। अगर तीर दूसरे UI एलिमेंट्स के ऊपर से शुरू होता है, तो वह स्पष्टता के बजाय दृश्य शोर पैदा करता है।
प्रति स्क्रीनशॉट एक ही तीर इस्तेमाल करें। अगर आपको कई तीरों की ज़रूरत है, तो शायद आपको कई स्क्रीनशॉट की ज़रूरत है। कुछ मामलों में दो तीर ठीक हैं (जैसे, पहले/बाद की स्थिति दिखाना), लेकिन तीन या उससे ज़्यादा का लगभग हमेशा मतलब है कि स्क्रीनशॉट बहुत कुछ कर रहा है।
विपरीत रंग इस्तेमाल करें। ज़्यादातर UI बैकग्राउंड पर लाल या चटख नारंगी। गहरे इंटरफ़ेस पर सफ़ेद या पीला। तीर बिना ढूंढे तुरंत नज़र आना चाहिए।
तीर छोटे रखें। पूरे स्क्रीनशॉट में फैला हुआ लंबा तीर दिशा-सूचक के बजाय सजावटी लगता है। तीर छोटे रखें — उन्हें खाली जगह से लक्ष्य तक की थोड़ी दूरी भर पाटनी चाहिए।

Maxisnap में, एरो टूल चुनें, अपना रंग तय करें (लाल डिफ़ॉल्ट है और अच्छी वजह से), और खाली जगह से अपने लक्ष्य की ओर खींचें। तीर के सिरे की शैली और मोटाई एडजस्ट की जा सकती है, लेकिन ज़्यादातर मामलों में डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स ठीक रहती हैं।

टेक्स्ट लेबल: संक्षिप्त, संदर्भपूर्ण, सही जगह पर

टेक्स्ट एनोटेशन ऐसा संदर्भ जोड़ते हैं जो अकेला स्क्रीनशॉट नहीं बता पाता। ये उस सवाल का जवाब देते हैं जो दर्शक के मन में आपका तीर देखकर उठेगा।

जहां संभव हो, टेक्स्ट को एक ही पंक्ति में रखें। "सेव करने के लिए यहां क्लिक करें" इससे बेहतर है कि "आपको सेव बटन पर क्लिक करना है जो डायलॉग बॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है।" संक्षिप्तता पाठक के समय का सम्मान करती है और एनोटेशन को साफ़-सुथरा रखती है।
टेक्स्ट को लक्ष्य के पास (उसके ऊपर नहीं) रखें। टेक्स्ट लेबल को उसी एलिमेंट के बगल में रखें जिसका वह वर्णन कर रहा है, और एक साफ़ दृश्य संबंध रखें (नज़दीकी या एक जोड़ने वाला तीर)। एलिमेंट के ऊपर टेक्स्ट न रखें — इससे आप वही चीज़ ढक देंगे जिसे आप दिखाने की कोशिश कर रहे हैं।
पढ़ने लायक फ़ॉन्ट साइज़ इस्तेमाल करें। बहुत छोटा हो तो खो जाता है। बहुत बड़ा हो तो स्क्रीनशॉट पर हावी हो जाता है। ज़्यादातर एनोटेशन टूल डिफ़ॉल्ट रूप से एक उचित साइज़ रखते हैं — जब तक बदलने की कोई ख़ास वजह न हो, डिफ़ॉल्ट पर भरोसा करें।
टेक्स्ट में बैकग्राउंड जोड़ें। Maxisnap और ज़्यादातर टूल आपको टेक्स्ट लेबल के पीछे एक अर्ध-पारदर्शी बैकग्राउंड जोड़ने देते हैं। इसका इस्तेमाल करें। बैकग्राउंड के बिना टेक्स्ट व्यस्त UI के सामने अदृश्य हो सकता है।

ब्लर और रिडैक्शन: निजता वैकल्पिक नहीं है

अगर आपके स्क्रीनशॉट में इनमें से कुछ भी है, तो शेयर करने से पहले आपको उसे छिपाना (रिडैक्ट करना) ज़रूरी है:

असली लोगों के नाम या ईमेल पते (जब तक उन्होंने सहमति न दी हो)
API की, पासवर्ड, टोकन, या क्रेडेंशियल्स
वित्तीय जानकारी (खाता नंबर, बैलेंस, लेनदेन का विवरण)
व्यक्तिगत डेटा (फ़ोन नंबर, पते, पहचान संख्याएं)
आंतरिक सिस्टम URL, IP पते, या इन्फ़्रास्ट्रक्चर विवरण

इस्तेमाल करें ब्लर टूल, न कि कोई ठोस आयत (रेक्टैंगल)। संवेदनशील डेटा पर एक ठोस आयत चीख-चीखकर कहती है कि "यहां कुछ छिपाया गया है" और उत्सुकता जगाती है। ब्लर बताता है कि "यह सामग्री उससे संबंधित नहीं है जो मैं आपको दिखा रहा हूं" और दर्शक आगे बढ़ जाता है।

Maxisnap में, ब्लर टूल पिक्सेलेशन (टेक्स्ट के लिए बेहतर — उसे पूरी तरह अपठनीय बना देता है) और गॉसियन ब्लर (इमेज और उन हिस्सों के लिए बेहतर जिन्हें आप बिना स्पष्ट किए कम महत्व देना चाहते हैं) दोनों देता है। संदर्भ के हिसाब से चुनें।

क्रमांकित चरण (नंबर्ड स्टेप्स): डॉक्यूमेंटेशन की महाशक्ति

जब आपको क्रियाओं का एक क्रम दिखाना हो — "यहां क्लिक करें, फिर यह टाइप करें, फिर वहां क्लिक करें" — तो क्रमांकित चरण एनोटेशन कई स्क्रीनशॉट की एक शृंखला को एक साफ़ प्रक्रिया में बदल देते हैं।

नंबरों को इंटरैक्शन बिंदु पर रखें। नंबर सीधे उसी बटन, फ़ील्ड, या एलिमेंट पर या उसके एकदम बगल में होना चाहिए जिसके साथ उपयोगकर्ता को इंटरैक्ट करना है।
स्क्रीनशॉट्स में क्रमबद्ध नंबरों का इस्तेमाल करें। अगर चरण 1 स्क्रीनशॉट A में है और चरण 2 स्क्रीनशॉट B में, तो पाठक स्वाभाविक रूप से क्रम का पालन करता है। हर स्क्रीनशॉट में नंबरिंग दोबारा शुरू न करें, जब तक कि चरण एक-दूसरे से स्वतंत्र न हों।
प्रति क्रम 5-7 चरणों तक सीमित रखें। अगर किसी प्रक्रिया में इससे ज़्यादा चरण हैं, तो उसे भागों में बांटें। "भाग 1: सेटअप" और "भाग 2: कॉन्फ़िगरेशन" आठ स्क्रीनशॉट में फैले पंद्रह क्रमांकित चरणों से ज़्यादा आसानी से समझ आता है।

Maxisnap का स्टेप नंबरिंग टूल अपने आप बढ़ता जाता है — एक बार क्लिक करें तो 1, फिर क्लिक करें तो 2, और इसी तरह आगे। नंबर एक जैसी शैली और साफ़ बैकग्राउंड के साथ बनाए जाते हैं, जिससे वे किसी भी UI पर नज़र आते हैं।

आयत और हाइलाइट: घेरें, भरें नहीं

तीरों के बाद आयत (रेक्टैंगल) दूसरा सबसे आम एनोटेशन है। इनका इस्तेमाल किसी रुचि के क्षेत्र को घेरने के लिए करें:

आउटलाइन आयत इस्तेमाल करें, भरी हुई नहीं। भरी हुई आयत सामग्री को ढक देती है। आउटलाइन आयत उस पर ध्यान खींचती है। 2-3 पिक्सेल चौड़ाई वाली लाल या नारंगी आउटलाइन सबसे अच्छी रहती है।
कसकर घेरें। आयत को रुचि वाले एलिमेंट के आसपास बिल्कुल फ़िट होना चाहिए। एक ढीली आयत जिसमें आसपास का बहुत सारा UI आ जाए, फ़ोकस को कमज़ोर कर देती है।
जटिल UI के लिए तीरों के साथ मिलाकर इस्तेमाल करें। व्यस्त इंटरफ़ेस पर, एक आयत सामान्य क्षेत्र को घेरती है जबकि एक तीर उस क्षेत्र के भीतर के ख़ास एलिमेंट की ओर इशारा करता है। यह दो-स्तरीय तरीक़ा घने एडमिन पैनल और सेटिंग्स पेज के लिए अच्छा काम करता है।

रंगों का चुनाव

एनोटेशन का रंग ज़्यादातर लोगों की सोच से कहीं ज़्यादा मायने रखता है। यहां एक व्यावहारिक रंग रणनीति दी गई है:

लाल: प्राथमिक ध्यान। स्क्रीनशॉट की मुख्य बात के लिए इस्तेमाल करें — तीर, आयत, या "यहां देखें" वाला एलिमेंट।
नीला या हरा: गौण जानकारी। पूरक लेबल या ऐसे संदर्भ के लिए इस्तेमाल करें जो मुख्य बात का समर्थन करे बिना ध्यान के लिए उससे होड़ किए।
पीला/नारंगी: चेतावनियां या ज़रूरी नोट। "सावधान रहें" या "इस पर ध्यान दें" जैसे एनोटेशन के लिए कम मात्रा में इस्तेमाल करें।
सफ़ेद: गहरे इंटरफ़ेस पर इस्तेमाल करें जहां लाल का विरोधाभास अच्छा न बने।

प्रति स्क्रीनशॉट दो से ज़्यादा रंग इस्तेमाल न करें। एक आदर्श है। स्पष्टता के लिए दो अधिकतम सीमा है।

क्रॉपिंग: कम दिखाएं, ज़्यादा बताएं

एनोटेट करने से पहले, क्रॉप करें। स्क्रीनशॉट से वह सब कुछ हटा दें जो आपकी बात से संबंधित नहीं है। 2560x1440 डिस्प्ले का पूरा-स्क्रीन कैप्चर, जहां संबंधित एलिमेंट एक कोने में सिर्फ़ 200x100 का बटन है, दर्शक के समय और ध्यान की बर्बादी है।

संदर्भ के हिसाब से क्रॉप करें। इतना आसपास का UI शामिल रखें कि दर्शक ख़ुद को समझ सके (इस एप्लिकेशन में मैं कहां हूं?), लेकिन उससे ज़्यादा नहीं। एनोटेशन क्रॉप किए गए हिस्से के एक बड़े भाग को भरना चाहिए — अगर आपका तीर स्क्रीनशॉट की तुलना में बहुत छोटा है, तो आपने पर्याप्त क्रॉप नहीं किया है।

आम ग़लतियाँ जिनसे बचें

किसी ख़ास चीज़ की ओर इशारा न करने वाला तीर। हर तीर किसी ख़ास एलिमेंट पर ख़त्म होना चाहिए — एक बटन, एक फ़ील्ड, एक मेन्यू आइटम। सामान्य क्षेत्र की ओर इशारा करने वाले तीर बेकार हैं।
बहुत ज़्यादा एनोटेशन। अगर आपका स्क्रीनशॉट किसी षड्यंत्र-सिद्धांत बोर्ड जैसा दिखता है जिसमें धागे हर चीज़ को जोड़ रहे हैं, तो कई फ़ोकस्ड स्क्रीनशॉट के साथ फिर से शुरू करें।
बड़े स्क्रीनशॉट पर बहुत छोटा टेक्स्ट। अगर दर्शक को आपका एनोटेशन पढ़ने के लिए ज़ूम करना पड़े, तो या तो और ज़्यादा क्रॉप करें या टेक्स्ट का साइज़ बढ़ाएं।
रिडैक्ट करना भूल जाना। स्क्रीनशॉट में लीक हुई एक API की घंटों या डॉलरों का नुक़सान करा सकती है। पहले रिडैक्ट करें, फिर एनोटेट करें।
सीधी रेखाओं के लिए पेन टूल इस्तेमाल करना। फ़्रीहैंड पेन टूल टेढ़ी-मेढ़ी रेखाएं बनाता है जो गैर-पेशेवर लगती हैं। सीधे एनोटेशन के लिए एरो या लाइन टूल इस्तेमाल करें, और पेन को घेरों या ज़ोर देने के निशानों के लिए बचाकर रखें जहां टेढ़ापन चल जाए।

टूल की सिफ़ारिश

अच्छे एनोटेशन के लिए एक अच्छा टूल चाहिए। Windows का बिल्ट-इन Snipping Tool बुनियादी कैप्चर तो कर लेता है, लेकिन इसका एनोटेशन सीमित है। तीर, ब्लर, टेक्स्ट, आकृतियों और क्रमांकित चरणों के साथ पेशेवर एनोटेशन के लिए एक समर्पित टूल ज़रूरी है।

Maxisnap में इस गाइड में चर्चित सभी एनोटेशन टूल शामिल हैं — तीर, टेक्स्ट, आयत, ब्लर (दोनों मोड), चरण-दर-चरण गाइड के लिए क्रमांकित कॉलआउट, फ़्रीहैंड ड्रॉइंग, और क्रॉपिंग। एडिटर कैप्चर के तुरंत बाद खुल जाता है और अनडू/रीडू का समर्थन करता है, ताकि आप अपना काम खोए बिना प्रयोग कर सकें। इसे मुफ़्त में डाउनलोडकिया जा सकता है, और सभी एनोटेशन फ़ीचर्स मुफ़्त प्लान पर उपलब्ध हैं।

टूल के और विकल्पों के लिए, देखें हमारी Windows के लिए बेहतरीन स्क्रीनशॉट टूल रैंकिंग या फ़्री स्निपिंग टूल तुलना। वर्कशीट और लेक्चर स्लाइड पर निशान लगाने वाले शिक्षकों को हमारा शिक्षकों के लिए स्क्रीनशॉट एनोटेशन पेज भी ज़रूर देखना चाहिए — यह उन रिडैक्शन पैटर्न को समझाता है जो क्लासरूम और रिमोट-टीचिंग वर्कफ़्लो के लिए सबसे प्रासंगिक हैं।