Лучшие инструменты для создания скриншотов для технических писателей и документации

Техническое письмо живет и умирает ясностью. Когда вы объясняете, как настроить сервер, ориентироваться в пользовательском интерфейсе или устранять ошибку, одних слов часто недостаточно. Скриншоты устраняют разрыв между инструкцией и пониманием — но только если они четкие, правильно аннотированные и профессионально представлены.

Инструмент для создания скриншотов, который вы выбираете, напрямую влияет на качество и эффективность вашей документации. Хороший инструмент экономит минуты на каждый скриншот. В рамках проекта по документации с сотнями захватов это складывается в дни. Это руководство оценивает лучшие инструменты для создания скриншотов специально для рабочих процессов технического письма — и если вы в настоящее время используете Monosnap, проверьте нашу объясняет, почему QA-команды переходят на Maxisnap. почему многие технические писатели переходят.

Что нужно техническим писателям

Техническое письмо имеет другие требования, чем обычное использование скриншотов. Вот что наиболее важно:

• Нумерация шагов — Нумерованные аннотации, соответствующие письменным инструкциям. «Нажмите кнопку, отмеченную 1, затем введите значение в поле 2». Это самая важная функция аннотирования для документации.
• Единообразный стиль — Каждый скриншот в документе должен использовать один и тот же цвет стрелок, один и тот же шрифт, один и тот же стиль аннотаций. Несогласованные визуальные элементы делают документацию непрофессиональной.
• Размытие и ретуширование — Скрытие конфиденциальных данных на скриншотах перед публикацией. Ключи API, адреса электронной почты, внутренние URL-адреса и личные данные должны быть скрыты.
• Выноски — Текстовые аннотации с фоновым цветом, привлекающие внимание к определенным элементам.
• Аккуратная обрезка — Удаление ненужных элементов экрана для фокусировки внимания на соответствующем пользовательском интерфейсе.
• Единообразный формат вывода — PNG в определенном разрешении, с тенями или без, с единообразными отступами.
• Эффективность в масштабе — Когда вам нужно 50 скриншотов для одного руководства, инструмент должен быть быстрым. Каждый лишний клик на скриншот умножается на весь проект.

Сравнение инструментов

Snagit — Отраслевой стандарт ($62.99)

Snagit от TechSmith является основным инструментом для технических писателей на протяжении более двух десятилетий, и не без оснований. Его инструмент нумерации шагов автоматически увеличивает числа при каждом клике. Функция «Smart Move» позволяет переупорядочивать элементы пользовательского интерфейса на скриншоте. Шаблоны обеспечивают единообразный стиль аннотаций для сотен скриншотов.

Преимущества для технического письма:

• Автоматически увеличивающиеся номера шагов — нажмите, чтобы разместить 1, 2, 3, 4 по порядку
• Шаблоны и избранное для единообразных стилей аннотаций
• Захват прокрутки для длинных страниц и панелей
• Smart Move для переупорядочивания захваченных элементов пользовательского интерфейса
• Пакетная обработка для применения эффектов к нескольким изображениям
• Прямой экспорт в Word, PowerPoint и Google Docs

Недостатки:

• $62.99 авансом плюс ежегодная плата за обслуживание для обновлений
• Большое потребление ресурсов — 300+ МБ при установке
• Сложный пользовательский интерфейс со множеством функций, которые технические писатели не будут использовать
• Нет встроенной загрузки по SFTP или S3 для размещения онлайн-документации

Вердикт: Если у вашей компании есть бюджет на программное обеспечение и вы занимаетесь написанием документации полный рабочий день, Snagit трудно превзойти. Функции нумерации шагов и шаблонов сами по себе оправдывают цену для работы с большим объемом документации.

Maxisnap — Легкий универсал (Бесплатно + Pro)

Maxisnap нацелен на золотую середину: достаточно инструментов аннотирования для профессиональной документации без сложности или стоимости Snagit. Его редактор аннотаций с 11 инструментами включает нумерованные шаги, стрелки, прямоугольники, текстовые метки и инструмент размытия — пять типов аннотаций, которые технические писатели используют чаще всего.

Преимущества для технического письма:

• Инструмент нумерованных шагов с автоматически увеличивающимися счетчиками
• 11 инструментов аннотирования, включая размытие для конфиденциальных данных
• Горячие клавиши для каждого инструмента аннотирования — быстро в масштабе
• Менее 70 MB при установке, ~35 MB ОЗУ в режиме ожидания
• Загрузка по SFTP и S3 для размещения скриншотов документации
• Мгновенный редактор — от захвата до аннотированного скриншота без переключения приложений

Недостатки:

• Нет захвата прокрутки для длинных страниц
• Нет шаблонов или предустановок для стилей аннотаций (скоро)
• Нет прямого экспорта в Word или PowerPoint
• Только для Windows

Вердикт: Лучше всего подходит для технических писателей-фрилансеров, небольших команд или всех, кому требуется 80% возможностей аннотирования Snagit за небольшую часть стоимости. Система горячих клавиш делает его исключительно быстрым для работы с большим объемом скриншотов. Бесплатно для личного использования.

Greenshot — Бесплатный минималист (Бесплатно)

Greenshot является открытым исходным кодом, полностью бесплатным и включает в себя компетентный редактор аннотаций. Он имеет нумерованные шаги, стрелки, текст и инструмент размытия. Для писателей с нулевым бюджетом он охватывает основы.

Преимущества для технического письма:

• Полностью бесплатно, без ограничений
• Инструмент счетчика шагов для нумерованных аннотаций
• Инструмент обфускации для размытия конфиденциальных данных
• Чрезвычайно легкий (~3 MB при установке)

Недостатки:

• Не обновлялся с 2017 года — потенциальные проблемы совместимости с Windows 11
• Редактор аннотаций кажется устаревшим
• Отсутствие возможностей загрузки в облако
• Ограниченная настройка стилей аннотаций

Вердикт: Разумный выбор, если вам нужен бесплатный инструмент с базовыми аннотациями. Но отсутствие обновлений является серьезной проблемой для тех, кто полагается на него для профессиональной документации.

ShareX — Инструмент для опытных пользователей (Бесплатно)

ShareX предлагает максимальную настраиваемость для технических писателей, готовых потратить время на настройку. Его редактор аннотаций функционален, возможности загрузки обширны, а автоматизация рабочего процесса может сэкономить время на повторяющихся задачах по документированию.

Преимущества для технического письма:

• Бесплатный и с открытым исходным кодом
• OCR — извлечение текста из скриншотов
• Автоматизация рабочего процесса для повторяющихся шаблонов аннотаций
• Более 80 мест для загрузки
• Прокручиваемый захват для веб-страниц

Недостатки:

• Крутая кривая обучения — панель настроек перегружена
• Редактор аннотаций менее отполирован, чем у Snagit или Maxisnap
• Отсутствие автоматически увеличивающихся номеров шагов
• Требуется настройка перед продуктивным использованием

Вердикт: Лучше всего подходит для технических писателей, которые также являются опытными пользователями и не против потратить время на настройку. Функции автоматизации могут окупиться в крупных проектах по документированию.

Советы по рабочему процессу документирования

Независимо от того, какой инструмент вы выберете, эти практики улучшат ваши скриншоты для документации:

Делайте снимки с постоянным разрешением. Если ваша документация ориентирована на определенный размер области просмотра (например, 1280x800 для веб-приложений), измените размер браузера до этого точного размера перед захватом. Многие читатели увидят приложение в аналогичном разрешении, и ваши скриншоты будут соответствовать их опыту.

Используйте чистую среду. Закройте всплывающие уведомления, очистите панель закладок и используйте общее имя пользователя в приложении, которое вы документируете. Скриншоты с «Тестовой учетной записью Джона» или видимыми уведомлениями Slack выглядят непрофессионально и отвлекают от содержимого.

Аннотируйте перед написанием. Сделайте и аннотируйте все скриншоты для раздела, прежде чем писать сопроводительный текст. Это позволит вам ссылаться на конкретные пронумерованные шаги в вашем тексте: «Нажмите кнопку «Экспорт» (1), выберите формат (2) и подтвердите (3)». Писать текст, соответствующий предварительно аннотированным скриншотам, быстрее, чем наоборот.

Активно используйте инструмент размытия. Если сомневаетесь, размойте. Лучше чрезмерно отредактировать, чем опубликовать скриншот с видимыми API keys, адресами электронной почты или внутренними URL-адресами. Безопасность скриншотов важна в документации так же, как и везде.

Храните оригиналы. Сохраняйте неаннотированный снимок вместе с аннотированной версией. Когда UI меняется и вам нужно обновить скриншот, вы можете повторно аннотировать оригинал, а не делать снимок заново. Если ваш инструмент поддерживает слои или неразрушающее редактирование (Snagit поддерживает, большинство других — нет), это еще лучше.

Наша рекомендация

Для штатных технических писателей в компаниях с бюджетом на инструменты: Snagit. Шаблоны, нумерация шагов и захват прокрутки стоят своей цены.

Для технических писателей-фрилансеров, небольших команд или всех, кто хочет получить профессиональные результаты без затрат: Maxisnap. 11 инструментов аннотирования охватывают каждый распространенный сценарий документации, горячие клавиши ускоряют массовую работу, а также загрузка на сервер возможность действительно полезна для размещенной документации.

Для ситуаций с нулевым бюджетом: Greenshot, с пониманием того, что это инструмент, живущий на заемное время.