Najlepsze narzędzia do zrzutów ekranu dla redaktorów technicznych i dokumentacji

Redakcja techniczna opiera się na przejrzystości. Kiedy wyjaśniasz, jak skonfigurować serwer, poruszać się po interfejsie użytkownika lub rozwiązać problem, same słowa często nie wystarczą. Zrzuty ekranu wypełniają lukę między instrukcją a zrozumieniem — ale tylko wtedy, gdy są jasne, odpowiednio opatrzone adnotacjami i profesjonalnie przedstawione.

Wybrane narzędzie do zrzutów ekranu bezpośrednio wpływa na jakość i efektywność Twojej dokumentacji. Dobre narzędzie oszczędza minuty na każdy zrzut ekranu. W projekcie dokumentacyjnym z setkami przechwyceń, to sumuje się do dni. Ten przewodnik ocenia najlepsze narzędzia do zrzutów ekranu specjalnie dla przepływów pracy redakcji technicznej — a jeśli obecnie używasz Monosnap, sprawdź nasz wyjaśnia, dlaczego zespoły QA przechodzą na Maxisnap. dlaczego wielu redaktorów technicznych przechodzi na inne narzędzia.

Czego potrzebują redaktorzy techniczni

Redakcja techniczna ma inne wymagania niż swobodne użycie zrzutów ekranu. Oto, co jest najważniejsze:

• Numerowanie kroków — Numerowane adnotacje, które odpowiadają pisemnym instrukcjom. „Kliknij przycisk oznaczony 1, a następnie wprowadź wartość w polu 2.” To jest najważniejsza funkcja adnotacji dla dokumentacji.
• Spójna stylizacja — Każdy zrzut ekranu w dokumencie powinien używać tego samego koloru strzałek, tej samej czcionki, tego samego stylu adnotacji. Niespójne elementy wizualne sprawiają, że dokumentacja wygląda nieprofesjonalnie.
• Rozmycie i redakcja — Ukrywanie wrażliwych danych na zrzutach ekranu przed publikacją. Klucze API, adresy e-mail, wewnętrzne adresy URL i dane osobowe muszą być zasłonięte.
• Ramki z objaśnieniami — Adnotacje tekstowe z kolorami tła, które zwracają uwagę na konkretne elementy.
• Precyzyjne kadrowanie — Usuwanie niepotrzebnych elementów ekranu, aby skupić uwagę na odpowiednim interfejsie użytkownika.
• Spójny format wyjściowy — PNG w określonej rozdzielczości, z cieniami lub bez, ze spójnym marginesem.
• Wydajność na dużą skalę — Kiedy potrzebujesz 50 zrzutów ekranu do jednego przewodnika, narzędzie musi być szybkie. Każde dodatkowe kliknięcie na zrzut ekranu mnoży się w całym projekcie.

Porównanie narzędzi

Snagit — Standard branżowy (62,99 USD)

Snagit firmy TechSmith jest podstawowym narzędziem dla autorów technicznych od ponad dwóch dekad i nie bez powodu. Jego narzędzie do numerowania kroków automatycznie zwiększa numery po kliknięciu. Funkcja „Smart Move” pozwala zmieniać układ elementów interfejsu użytkownika na zrzucie ekranu. Szablony zapewniają spójny styl adnotacji w setkach zrzutów ekranu.

Zalety dla pisania technicznego:

• Automatycznie zwiększające się numery kroków — kliknij, aby umieścić 1, 2, 3, 4 w kolejności
• Szablony i ulubione dla spójnych stylów adnotacji
• Przechwytywanie przewijania dla długich stron i paneli
• Smart Move do zmiany układu przechwyconych elementów interfejsu użytkownika
• Przetwarzanie wsadowe do stosowania efektów na wielu obrazach
• Bezpośredni eksport do Word, PowerPoint i Google Docs

Słabe strony:

• 62,99 USD z góry plus roczna opłata za utrzymanie w celu uzyskania aktualizacji
• Duże zużycie zasobów — zainstalowane 300+ MB
• Złożony interfejs użytkownika z wieloma funkcjami, których autorzy techniczni nie będą używać
• Brak natywnego przesyłania SFTP lub S3 do hostowania dokumentacji online

Werdykt: Jeśli Twoja firma ma budżet na oprogramowanie i piszesz dokumentację w pełnym wymiarze godzin, Snagit jest trudny do pokonania. Same funkcje numerowania kroków i szablonów uzasadniają cenę dla pracy z dokumentacją o dużej objętości.

Maxisnap — Lekki, wszechstronny (Darmowy + Pro)

Maxisnap celuje w złoty środek: wystarczająco dużo narzędzi do adnotacji dla profesjonalnej dokumentacji bez złożoności i kosztów Snagit. Jego edytor adnotacji z 11 narzędziami zawiera numerowane kroki, strzałki, prostokąty, etykiety tekstowe i narzędzie do rozmywania — pięć typów adnotacji, których autorzy techniczni używają najczęściej.

Zalety dla pisania technicznego:

• Narzędzie do numerowanych kroków z automatycznie zwiększającymi się licznikami
• 11 narzędzi do adnotacji, w tym rozmycie dla wrażliwych danych
• Skróty klawiszowe dla każdego narzędzia do adnotacji — szybkie na dużą skalę
• Zainstalowany rozmiar poniżej 70 MB, ~35 MB pamięci RAM w stanie bezczynności
• Przesyłanie SFTP i S3 do hostowania zrzutów ekranu dokumentacji
• Natychmiastowy edytor — przechwytywanie do adnotowanego zrzutu ekranu bez przełączania aplikacji

Słabe strony:

• Brak przechwytywania przewijania dla długich stron
• Brak szablonów lub predefiniowanych stylów adnotacji (wkrótce)
• Brak bezpośredniego eksportu do Word lub PowerPoint
• Tylko dla systemu Windows

Werdykt: Najlepszy dla niezależnych pisarzy technicznych, mniejszych zespołów lub każdego, kto potrzebuje 80% możliwości adnotacji Snagita za ułamek ceny. System skrótów klawiszowych sprawia, że praca ze zrzutami ekranu w dużych ilościach jest wyjątkowo szybka. Darmowy do użytku osobistego.

Greenshot — Darmowy Minimalista (Darmowy)

Greenshot jest oprogramowaniem open-source, całkowicie darmowym i zawiera kompetentny edytor adnotacji. Posiada numerowane kroki, strzałki, tekst i narzędzie do rozmywania. Dla pisarzy z zerowym budżetem, pokrywa podstawy.

Zalety dla pisania technicznego:

• Całkowicie darmowe, bez ograniczeń
• Narzędzie licznika kroków do numerowanych adnotacji
• Narzędzie do zaciemniania w celu rozmywania wrażliwych danych
• Niezwykle lekki (~3 MB po instalacji)

Słabe strony:

• Nieaktualizowany od 2017 roku — potencjalne problemy z kompatybilnością na Windows 11
• Edytor adnotacji wydaje się przestarzały
• Brak możliwości przesyłania do chmury
• Ograniczone możliwości dostosowywania stylów adnotacji

Werdykt: Rozsądny wybór, jeśli potrzebujesz darmowego narzędzia z podstawowymi adnotacjami. Jednak brak aktualizacji jest prawdziwym problemem dla każdego, kto polega na nim w profesjonalnej dokumentacji.

ShareX — Narzędzie dla Zaawansowanych Użytkowników (Darmowy)

ShareX oferuje maksymalną konfigurowalność dla pisarzy technicznych, którzy są gotowi poświęcić czas na konfigurację. Jego edytor adnotacji jest funkcjonalny, opcje przesyłania są obszerne, a automatyzacja przepływu pracy może zaoszczędzić czas na powtarzalnych zadaniach dokumentacyjnych.

Zalety dla pisania technicznego:

• Darmowy i open-source
• OCR — wyodrębnianie tekstu ze zrzutów ekranu
• Automatyzacja przepływu pracy dla powtarzalnych wzorców adnotacji
• Ponad 80 miejsc docelowych przesyłania
• Przechwytywanie przewijanych stron internetowych

Słabe strony:

• Stroma krzywa uczenia się — panel ustawień jest przytłaczający
• Edytor adnotacji jest mniej dopracowany niż Snagit lub Maxisnap
• Brak automatycznie zwiększających się numerów kroków
• Wymagana konfiguracja przed produktywnym użyciem

Werdykt: Najlepszy dla pisarzy technicznych, którzy są również zaawansowanymi użytkownikami i nie mają nic przeciwko poświęceniu czasu na konfigurację. Funkcje automatyzacji mogą się opłacić przy dużych projektach dokumentacyjnych.

Wskazówki dotyczące przepływu pracy w dokumentacji

Niezależnie od wybranego narzędzia, te praktyki poprawią jakość Twoich zrzutów ekranu w dokumentacji:

Przechwytuj w spójnej rozdzielczości. Jeśli Twoja dokumentacja jest przeznaczona dla określonego obszaru widoku (np. 1280x800 dla aplikacji internetowych), zmień rozmiar przeglądarki do tego dokładnego rozmiaru przed przechwyceniem. Wielu czytelników zobaczy aplikację w podobnej rozdzielczości, a Twoje zrzuty ekranu będą odpowiadać ich doświadczeniu.

Używaj czystego środowiska. Zamknij wyskakujące powiadomienia, wyczyść pasek zakładek i użyj ogólnej nazwy użytkownika w aplikacji, którą dokumentujesz. Zrzuty ekranu z „Kontem testowym Jana” lub widocznymi powiadomieniami Slack wyglądają nieprofesjonalnie i odwracają uwagę od treści.

Dodawaj adnotacje przed pisaniem. Przechwyć i opatrz adnotacjami wszystkie zrzuty ekranu dla danej sekcji przed napisaniem towarzyszącego tekstu. Pozwala to odwoływać się do konkretnych, numerowanych kroków w tekście: "Kliknij przycisk Eksportuj (1), wybierz format (2) i potwierdź (3)." Pisanie tekstu dopasowanego do wcześniej opatrzonych adnotacjami zrzutów ekranu jest szybsze niż odwrotnie.

Używaj narzędzia rozmycia swobodnie. W razie wątpliwości, rozmyj. Lepiej jest nadmiernie zredagować niż opublikować zrzut ekranu z widocznymi kluczami API, adresami e-mail lub wewnętrznymi adresami URL. Bezpieczeństwo zrzutów ekranu ma znaczenie w dokumentacji tak samo jak wszędzie indziej.

Przechowuj oryginały. Zapisz nieopatrzony adnotacjami zrzut obok wersji z adnotacjami. Gdy interfejs użytkownika się zmieni i będziesz musiał zaktualizować zrzut ekranu, możesz ponownie opatrzyć adnotacjami oryginał, zamiast przechwytywać go od nowa. Jeśli Twoje narzędzie obsługuje warstwy lub edycję nieniszczącą (Snagit tak, większość innych nie), to jeszcze lepiej.

Nasza rekomendacja

Dla pełnoetatowych redaktorów technicznych w firmach z budżetem na narzędzia: Snagit. Szablony, numerowanie kroków i przechwytywanie przewijania są warte swojej ceny.

Dla niezależnych redaktorów technicznych, mniejszych zespołów lub każdego, kto chce profesjonalnych rezultatów bez kosztów: Maxisnap. 11 narzędzi do adnotacji pokrywa każdy typowy scenariusz dokumentacji, skróty klawiszowe przyspieszają pracę masową, a przesyłanie na serwer funkcjonalność jest naprawdę przydatna dla hostowanej dokumentacji.

W sytuacjach bez budżetu: Greenshot, z zastrzeżeniem, że jest to narzędzie, które działa na pożyczony czas.